Het deelnemerspakket bepaalt de tas, niet omgekeerd. Leg dus eerst het notitieboek, het programma en de rest van wat elke bezoeker meekrijgt op tafel; pas daarna krijgen maat, model en prijs betekenis. Zo vertrekt een bulkbestelling katoenen tassen van iets tastbaars.
Begin bij wat de deelnemer meekrijgt
Een map op zich past wellicht probleemloos, maar samen met een fles en een geschenk in doos wordt het krap. Meet daarom het grootste item en tel daarnaast de totale dikte van de volledige stapel op. Reken bovendien marge in voor folders en stalen die bezoekers tijdens het evenement oppikken.
38 × 42 cm staat vermeld bij onze platte naturel draagtas van 220 g/m². Bij het naturel model met zijplooi leest u 38 × 42 + 10 + 10 cm. Die extra plooien wijzigen de vorm waarover u beschikt, al blijft een opgegeven maat een maat: of uw specifieke pakket erin glijdt, weet u pas na een test met een staal.
De tas moet een hele dag mee
Naast de evenemententas zelf sleept een bezoeker vaak ook een jas, een gsm en iets te eten mee. Ga dus na of de hengsels de gevulde tas over de schouder aankunnen. Wat comfortabel aanvoelt, wordt bepaald door de lading en door wie de tas draagt — een productfoto van een lege tas zegt daar niets over.
Kom tot één aantal
Bevestigde deelnemers, personeel, sprekers, sponsors en reservevoorraad: tel die groepen apart. Laat vervolgens één verantwoordelijke het definitieve aantal vastleggen, anders stapelen verschillende teams hun eigen marges op elkaar. Beslis meteen ook wat er na de conferentie met een eventueel overschot gebeurt.
Als prijsindicatie voor het platte model: op 14 september 2026 stonden 500 naturel platte draagtassen van 220 g/m² met bedrukking in één kleur vermeld aan 1,85 € per stuk, samen 925 €. Levering zit in dat bedrag, btw niet. Het gaat om de platte uitvoering, dus niet om de hierboven afgebeelde tas met zijplooi. Vraag voor uw eigen model en ontwerp de actuele prijs op.
Tel terug vanaf de dag van uitreiking
Het vullen van de deelnemerstassen bepaalt uw uiterste aankomstdatum. Arriveert de zending pas op de ochtend van de opening, dan blijft er vaak te weinig tijd over voor de assemblage. Tel dus terug: controle van het ontwerp, interne goedkeuring, productie, transport en het samenstellen van de deelnemerspakketten. Laat die planning schriftelijk bevestigen, voor het adres waar de tassen werkelijk toekomen.
- Leg vast wat er in de tas gaat en welk model dat vraagt.
- Laat het evenemententeam tot één definitief aantal komen.
- Duid één persoon aan die het ontwerp goedkeurt.
- Communiceer de aankomstdatum die u nodig hebt om te kunnen verpakken.
- Bevestig wie de levering ontvangt en welke afspraken met de locatie gelden.
Veelgestelde vragen
Zetten we de datum van het evenement mee op de tas?
Met een datum koppelt u de tas onlosmakelijk aan die ene editie. Keert uw evenement jaarlijks terug, of wilt u de restanten later nog inzetten, dan is een neutraler ontwerp handiger. Maak die afweging vóór de opmaak van het ontwerp start.
Hebt u een zijplooi nodig?
Dat volgt uit de inhoud. Blijft het pakket dun, dan kan een platte tas volstaan; zit er volume in, test dan een model met zijplooi op pasvorm.
Zet uw conferentiebestelling op de rails
Bekijk het gamma van 220 g/m² en vraag een offerte aan, met vermelding van uw aantal, de inhoud en de datum waarop de tassen binnen moeten zijn.